Elektronische Rechnung – Entgegennahme durch öffentliche Auftraggeber, Bestimmungen des Landes Mecklenburg-Vorpommern

Volltext

Wenn Ihr Unternehmen Lieferungen / Leistungen für öffentliche Auftraggeber des Landes Mecklenburg-Vorpommern erbringt, können Sie für die Rechnungsstellung die Zentrale Rechnungseingangsplattform der Bundesdruckerei GmbH (OZG-RE) nutzen.
Sie steht Ihnen seit dem 18.04.2020 zur Verfügung. Ab dem 01.04.2023 besteht die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungerteilung.
Über die OZG-RE können Sie elektronische Rechnungen an die öffentlichen Auftraggeber des Landes Mecklenburg-Vorpommern senden. Die Rechnungen werden von der OZG-RE automatisiert auf formelle Richtigkeit geprüft.
Anschließend werden die elektronischen Rechnungen den öffentlichen Auftraggebern über die Leitweg-ID (elektronische Adresse) bereitgestellt. Die Leitweg-ID wird dem Rechnungsteller durch den Rechnungsempfänger bekanntgegeben und muss in der Rechnung angegeben werden.

Folgende Übertragungskanäle der OZG-RE können Sie für die Rechnungsstellung wählen:

• Einbringung mittels Weberfassung in der Fachanwendung:
  In einem webbasierten Online-Formular können die Inhalte der Rechnung direkt erfasst werden. Es erfolgt eine technische Prüfung, ob alle Pflichtfelder des Online-Formulars ordnungsgemäß ausgefüllt wurden.
• Einbringung durch (insbesondere manuelles) Upload von Files:
  Im Upload-Bereich können elektronische Rechnungen hochgeladen und zur weiteren Bearbeitung eingebracht werden.

Optional können die Nutzer mittels Freischaltung über die OZG-RE weitere Einbringungsarten nutzen:

• Einbringung durch Web-Services über eine IT-Schnittstelle:
  Das Land stellt die Transportinfrastruktur Public Procurement OnLine (PEPPOL) für die Einbringung von elektronischen Rechnungen auf Grundlage des Beschlusses des IT-Planungsrates auf dessen 27. Sitzung am 25.10.2018 zur Verfügung.
• Einbringung per E-Mail in die OZG-RE des Landes Mecklenburg-Vorpommern:
  Hierbei ist zu beachten, dass eine Mail jeweils nur eine Rechnung enthalten darf. Ansonsten ist eine Weiterverarbeitung nicht möglich.
  Darüber hinaus können Sie den Status Ihrer elektronischen Rechnung über den Webzugang der OZG-RE nachverfolgen.
  Bitte beachten Sie, dass Sie elektronische Rechnungen entsprechend der gesetzlichen zeitlichen Bestimmungen digital und revisionssicher archivieren müssen.

Handlungsgrundlage(n)

• EU-Richtlinie 2014/55/EU
• E-Rechnungsverordnung Mecklenburg-Vorpommern (ERechVO M-V)

Erforderliche Unterlagen

Rechnungsbegründende Anlagen können als Anlage der Rechnung beigefügt werden.

Voraussetzungen

• Die Rechnung muss den Anforderungen des Datenaustauschstandards XRechnung vom 16. Dezember 2020 (BAnzAT 05.02.2021 B1) in der jeweils aktuellen Fassung entsprechen, d.h. sie muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht (einfache PDF-Dokumente oder bloße Bilddateien genügen nicht). Es kann auch ein anderer Datenaustauschstandard verwendet werden, wenn er den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entspricht.
• Die neue Version XRechnung 2.2.0 mit einem Hotfix am 07.02.2022 wurde am 27.04.2022 im Bundesanzeiger veröffentlicht.
  Die Anwendung des nunmehr geänderten Standards gilt ab 01. August 2022.
• Die Rechnung muss neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen mindestens folgende Angaben beinhalten. Ohne die Pflichtangaben kann keine Absendung  erfolgen:
  
  Leitweg-ID (bei Nutzung der Onlinezugangsgesetz-konformen Rechnungseingangsplattform - OZG-RE)
  Bankverbindungsdaten
  Zahlungsbedingungen
  E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
  
  Lieferantennummer und
  Bestellnummer soweit vorhanden
   
• Rechnungssender müssen sich für die Rechnungsstellung über die OZG-RE in dem Portal OZG-RE als Nutzer registrieren.

Hier finden Sie eine Übersicht zu den Leitweg-IDs im Land M-V:
 
1. Leitweg-ID's der Landesbehörden in M-V
2. Leitweg-ID's Kommunen und Landkreise im Land M-V (bei Nutzung der OZG-RE)
3. Leitweg-IDs sonstiger öffentlicher Auftraggeber im Land M-V (bei Nutzung der OZG-RE)

Kosten (Gebühren, Auslagen, etc.)

• keine
• Hinweis: Wenn Sie einen Dienstleister zur Übermittlung von Rechnungen wählen, können Kosten durch diesen Dienstleister anfallen.

Verfahrensablauf

Nachdem Sie sich als Nutzer bei der Zentralen Rechnungseingangsplattform der Bundesdruckerei (OZG-RE) registriert haben können Sie Rechnungen im Standard XRechnung  per E-Mail einbringen, direkt hochladen oder per Weberfassung der OZG-RE manuell erstellen.

Bei der Registrierung müssen Sie hinterlegen:

• Vor- und Nachname
• Benutzername
• Kennwort
• E-Mail-Adresse

Wenn Sie Ihre Rechnungen über die OZG-RE übermitteln möchten:

• Rufen Sie den Link https://xrechnung-bdr.de auf
• Registrieren Sie sich an der OZG-RE
• Melden Sie sich bei der OZG-RE an
• Wählen Sie über die Benutzerverwaltung der OZG-RE einen für Sie optimalen Übertragungskanal aus
• Ihre Rechnung wird durch die OZG-RE automatisch auf formelle Richtigkeit überprüft
• Anschließend wird die geprüfte elektronische Rechnung Ihrem öffentlichen Rechnungsempfänger bereitgestellt
• Ihre Rechnung gilt als beim Rechnungsempfänger zugestellt, wenn sie von der OZG-RE eingegangen ist

Folgende Formate sind für rechnungsbegründende Anlagen zulässig und können als rechnungsbegleitende Anlagen in eine elektronische Rechnung eingebettet werden:

• PDF-Dokumente
• Bilder (PNG, JPG)
• Textdateien (CSV)

Beachten Sie, dass Ihre elektronische Rechnung inklusive der Anhänge 15 MB nicht überschreiten darf und die Anzahl Ihrer Anhänge einschließlich der elektronischen Rechnung auf 200 beschränkt ist. Wird dies überschritten, können die Unterlagen auch auf einem anderen Weg - beispielsweise in einer gesonderten Mail - an die Rechnungseingangsplattform übermittelt werden. Dies ist vorher mit dem Auftraggeber abzusprechen.

Wenn Sie für die Rechnungsstellung nicht den Übertragungskanal „Weberfassung“ wählen, müssen Sie bei den anderen Übertragungskanälen folgendes beachten:

• Geben Sie die Pflichtangaben an. Ohne diese können die Rechnungen nicht angenommen werden:
  
  Leitweg-ID (bei Nutzung der OZG-RE)
  Bankverbindungsdaten
  Zahlungsbedingungen
  E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
  
  Lieferantennummer und
  Bestellnummer soweit vorhanden
   
• Beachten Sie die Anforderungen an eine elektronische Rechnung nach dem Standard XRechnung in der jeweils aktuellen Fassung.

Hinweis: Bei der Rechnungsstellung müssen Sie die sogenannte Leitweg-ID angeben. Dieser Schlüssel dient dazu, den Rechnungsempfänger eindeutig zu adressieren. Die Leitweg-ID wird Ihnen durch Ihren öffentlichen Auftraggeber mitgeteilt.

• Weiterführende Information zum Standard XRechnung
• Weiterführende Informationen zum IT-Planungsrat

Bearbeitungsdauer

• keine

Fristen

• keine
• Hinweis: Bitte beachten Sie die mit Ihrem Auftraggeber vereinbarten Rechnungsfristen.

Formulare

• Onlineverfahren möglich: ja
  Onlineverfahren über https://xrechnung-bdr.de
• Schriftform erforderlich: ja
• Persönliches Erscheinen nötig: nein

Hinweise (Besonderheiten)

XRechnung ist ein Standard zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen und wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) herausgegeben.

XRechnung ist eine Konkretisierung ("Core Invoice Usage Specification" beziehungsweise "CIUS") der europäischen Norm für elektronische Rechnungsstellung und steht nicht in Konkurrenz zur europäischen Norm.

• XRechnung auf der Internetseite der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT)

Fachlich freigegeben durch

Ministerium für Inneres, Bau und Digitalisierung Mecklenburg-Vorpommern

Fachlich freigegeben am

23.05.2024

Zuständige Stelle

Ministerium für Inneres, Bau und Digitalisierung Mecklenburg-Vorpommern, II 230

Ansprechpunkt

Ministerium für Inneres, Bau und Digitalisierung Mecklenburg-Vorpommern, II 230