Elektronische Rechnungen

Rechnungen gelten als elektronisch, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und dieses Format eine automatische sowie elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine reine Bilddatei oder ein PDF-Dokument sind deshalb ausdrücklich keine elektronischen Rechnungen.

Zur Gewährleistung der Umsetzung des elektronischen Standards wurde die XRechnung im XML-Format entwickelt, die den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entspricht.

Für Sie als Auftragnehmer*in besteht ab dem 01.04.2023 die Verpflichtung, ausschließlich elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber*innen auszustellen und zu übermitteln.

Die Übermittlung und der Empfang von elektronischen Rechnungen erfolgt über die zentrale Rechnungseingangsplattform der Bundesdruckerei GmbH (OZG-RE), die in Zusammenarbeit mit dem Zweckverband elektronische Verwaltung in M-V (eGo-MV) betrieben wird.

Zunächst müssen Sie sich als Nutzer*in einmalig bei der Zentralen Rechnungseingangsplattform der Bundesdruckerei (OZG-RE) registrieren: https://xrechnung-bdr.de/edi/auth/login.

Diese Registrierung ist für Sie kostenlos. Im Anschluss können Sie Ihre Rechnungen per E-Mail einbringen, direkt hochladen oder per Weberfassung über die Internetseite der OZG-RE manuell erstellen und als XRechnung versenden.

Bei der OZG-RE hilft Ihnen die Bundesdruckerei weiter:
E-Mail: sendersupport-xrechnung@bdr.de.
Kontaktformular: Kontakt- & Support­anfrage | E-Rechnung in der Bundesverwaltung (e-rechnung-bund.de)
Hotline: 030 25984436 (Mo. - Fr. 09:00 - 16:00 Uhr)

Es besteht die Möglichkeit, rechnungsbegründende Anlagen mit der elektronischen Rechnung zu versenden. Beachten Sie dabei bitte, dass eine Größenbeschränkung von 200 MB für das Gesamtdokument (inklusive Rechnung) besteht. Wird die entsprechende Rechnung nochmals als Anlage beigefügt, handelt es sich um eine Kopie, welche verpflichtend als solche zu kennzeichnen ist.

Folgende Formate sind für rechnungsbegründende Anlagen zulässig:

• PDF-Dokumente,
• Bilder (PNG, JPG),
• Textdateien (CSV).

Eine separate Übermittlung von Anlagen an die Universitäts- und Hansestadt Greifswald ist nicht möglich.

Neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen muss eine XRechnung mindestens folgende Angaben beinhalten:

1. Leitweg-ID,
2. Bankverbindungsdaten,
3. Zahlungsbedingungen,
4. E-Mail-Adresse des Rechnungsstellenden,

Lieferantennummer und Bestellnummer, soweit vorhanden.

Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Kennungsnummer der öffentlichen Auftraggeber*innen und ermöglicht die genaue Adressierung sowie die automatische Weiterleitung einer XRechnung.

Bei einer Bestellung wird Ihnen zukünftig die für den Auftrag relevante Leitweg-ID mitgeteilt.

Die E-Rechnungsverordnung Mecklenburg-Vorpommern - kurz ERechVO M-V - regelt die Ausstellung, Übermittlung, den Empfang und  die Verarbeitung elektronischer Rechnungen in M-V. Alle öffentlichen Auftraggeber werden ab 01.04.2023 verpflichtet, elektronische Rechnungen anzunehmen. Ausnahmen bilden lediglich Barzahlungen und Zahlungen im Rahmen von Kundenkredit- bzw. Kundendebitkarten bei öffentlichen Einkäufen oder diesbezüglichen Bestellungen.

Gemäß der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16.04.2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen und der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Landes Mecklenburg-Vorpommern (ERechVO M-V) besteht für die Universitäts- und Hansestadt Greifswald die Pflicht zur Annahme von elektronischen Rechnungen.

Für Sie als Auftragnehmer*in besteht ab dem 01.04.2023 die Verpflichtung, ausschließlich elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber*innen auszustellen und zu übermitteln.

Zur ERechVO M-V gelangen Sie über folgenden Link: https://www.landesrecht-mv.de/bsmv/document/jlr-ERechVMVrahmen.